COO
Mouratroglou Academy
251 - 500
France, Grèce, Chine, Dubaï
Mission
5 mois
Terminée
BESOIN & CONTEXTE
Mouratoglou Tennis Academy est une entreprise internationale en forte croissance composée de plusieurs sociétés de prestations de services (Formation, Stages de Tennis), hôtellerie,...
Le service financier utilise de nombreux outils financiers qui ne sont pas connectés entre eux ce qui génère une surcharge de travail importante aux équipes financières et des retards dans le reporting au management. En effet, les équipes doivent régulièrement importer les données d'un outil à un autre et réconcilier les informations.
Le client a donc besoin d'automatiser les tâches les plus chronophages pour que les équipes financières soient moins surchargées et plus motivées. Il a également souhaité se doter d'un outil BI pour consolider l'ensemble des comptes de ses différentes entreprises.
Le service financier a également demandé la mise en place de KPI et de revoir les processus et procédures de Onboarding.
REALISATIONS
La mission a donc démarré par une cartographie des outils et des flux entre les outils suivi d'un classement des tâches les plus chronophages.
Enfin, des outils d'automatisation de type PowerAutomate ou Make ont été proposés et mis en place par un prestataire et ont été couplés à un outil BI (Power BI) pour automatiser le reporting financier et les flux entre les différents logiciels. La mise en place de cet outil BI a également été l'occasion de créer des KPI.
En parallèle, une formation des équipes pour améliorer l'utilisation des outils de la Suite Office 365 a été réalisée. Elle a permis d'approfondir ou de découvrir les outils Microsoft Planner, Project, One Note, To do.
Cette formation sur les outils a eu pour objectif d'automatiser l'Onboarding des nouvelles recrues et de mettre à disposition l'ensemble des procédures d'intégration.
RESULTAT & SUIVI
La mise en place des outils a permis :
Au équipes comptables de gagner un temps dans la gestion au quotidien ( Gain : env. 2h / comptable),
A la CFO, d'améliorer son Reporting, gagner du temps dans le suivi individuel / pôle ( Gain : 2 jours / mois)
Gagner du temps pour l'Onboarding des nouveaux collaborateurs et s'assurer de la l'exhaustivité des informations transmises
Les équipes Finance disposent ainsi de plus de temps pour réaliser des analyses de variations et travailler sur les prévisions budgétaires.
La mission s'est achevée en décembre 2023 et un suivi ponctuel a lieu tout au long de l'année 2024 pour s'assurer de la bonne utilisation des outils, accompagner sur le développement de nouvelles automatisations (Process de facturation et relances des clients, gestion des notes de frais), ou sur le déploiement de nouveaux outils.
En effet, sur ce dernier point, l'entreprise envisage même de se munir d'un nouvel outil TMS pour piloter au mieux la trésorerie de leurs différentes sociétés et payer leurs différents fournisseurs.
OUTILS
CONSULTANTS
